Задание графика работ

Для запуска мастера задания графика необходимо нажать "Задать" в главном меню графика работ.

Задание графика работ: Шаг 1

На первом шаге необходимо выбрать, для кого задается график. По умолчанию график задается для выделенного сотрудника, можно задать график для всех сотрудников выбранного подразделения, для всех сотрудников, хранящихся в базе данных, а также для выбранных сотрудников из списка или сотрудников с определенной должностью.

Задание графика работ: Шаг 2

На втором шаге указывается период и настройки задания графика. По умолчанию график задается за текущий месяц, но если, прежде чем начать задавать график, Вы выделите несколько рабочих дней, то период будет равен выделенному интервалу. Так же можно задавать график на бо́льший период, к примеру, на год. В разделе "Очистка периода" Вы можете выбрать один из трех режимов:

•

Не очищать ранее заданный график работ. При внесении графика с этим параметром не очищается старый график. Для примера: допустим, у сотрудника был задан график на месяц, возникла необходимость за этот же месяц поправить график во все пятницы, как сокращенный на 1 час - Вы на втором шаге задания графика оставляете для учета формирования будние дни и пятницу и меняете для нее график. При задании таким образом программа перед заданием очистит только пятницу и для нее в месяце задаст новый график. Остальные дни будут сохранены.

•	Не задавать график, если есть отсутствие в дне (больничные, отпуска и т.д.). График не покрывает дни, на которые задано отсутствие. Задан, к примеру, сотруднику отпуск или больничный, при выборе этого параметра такие дни не будут покрываться графиком, будут пропущены.

•	Очистить предыдущий график работ. Если Вам необходимо стереть всю информацию перед заданием графика, выберите данный режим.

В разделе "Учитывать при формировании графика" указываются дни, для которых будет задан график. Это удобно для задания графика, рабочие интервалы которого зависят от дня недели или от типа дня (будни, выходные, праздники). К примеру, Вы можете за два раза задать, что сотрудник работает с 10:00-18:00 в понедельник, среду, пятницу и с 12:00-20:00 в вторник и четверг.

Если стоит галочка на пункте "Сокращенный рабочий день", то в выбранный день недели график работы будет короче на указанное количество минут. Если стоит галочка на пункте "Сокращенный предпраздничный день", то график работы будет короче на указанное количество времени в предпраздничные дни.

Вы можете выбрать один из видов графиков работ:

•	Полная занятость. Если выбран этот вид графика работ, то график задается на все дни, указанные в разделе "Учитывать при формировании графика"

•	Два через два. Если выбран этот вид графика работ, то график задается на два дня через каждые два последующих дня, начиная с первого дня выбранного периода.

•

Сутки через трое. Если выбран этот вид графика работ, то график задается на сутки через каждые трое последующих суток, начиная с первого дня выбранного периода. В этом случае в рабочие интервалы нужно добавлять интервал следующего вида: 08:00 - 08:00 (первое число - начало рабочего времени, второе - окончание).

Задание графика работ: Шаг 3

Вы можете задать график на основе графика другого сотрудника. Для этого необходимо поставить отметку "Копировать график сотрудника" и выбрать сотрудника. Обращаем Ваше внимание, что при копировании графика другого сотрудника нерабочие дни не копируются. Копирование графика работ удобно при задании графика новому сотруднику.

Вы можете указать график на основе шаблона. Для этого необходимо поставить отметку "На основе шаблона" и выбрать шаблон. Подробнее читайте в разделе "Задание графика на основе шаблонов".

Также на третьем шаге можно указать унаследованный тип рабочего дня. К примеру, "Работа на полставки".

По умолчанию настройки обеденного перерыва определяются из профиля учета рабочего времени, если он задан сотруднику. Можно задать один из трех видов учета обеденного перерыва:

•	фиксированный обед - задаётся в определенное время начала и окончания, к примеру, человек работает с 9 до 18, а обед задан с 11 до 12, тогда, при поставленной галочке пункта "Вычитать обеденный перерыв из факт. времени", из фактически отработанного времени вычитается 1 час.

•

нефиксированный обед - задается продолжительность обеда, которая вычитается из рабочего времени; к примеру, сотрудник работает с 9 до 18, а продолжительность обеда задана 60 минут, тогда, при поставленной галочке пункта "Вычитать обеденный перерыв из факт. времени" будет вычтен 1 час из фактического времени.

•

адаптивный нефиксированный обед - задается продолжительность обеда, которая вычитается из рабочего времени; к примеру, сотрудник с графиком работы с 9 до 18 уходил на обед на 35 минут, а заданная продолжительность обеда 45 минут, тогда программа сама вычтет оставшиеся 10 минут из рабочего времени; так же задаются временные рамки, в которые сотрудник может отметить уход на обед, допустим, рабочее время с 9 до 18, а обед можно отметить с 11 до 16.

По умолчанию обеденный перерыв вычитается из интервала рабочего времени графика работ. Чтобы он вычитался из фактического времени, нужно поставить галочку в пункте "Вычитать обеденный перерыв из факт. времени"

Для задания рабочего(их) интервала(ов) необходимо нажать "Плюс". По умолчанию время интервала равно времени работы подразделения. Если время работы подразделения не указано, то берется время работы организации.

Так же можно задать свой комментарий к дню графика работ.

Если в поле "Часов" или "Минут" указать продолжительность более 24, то время окончания работы скорректируется с учетом заданной продолжительности. К примеру, если задано время начала 18:00, а часов 20, то время окончания изменится на 14:00. Это позволяет задавать рабочую смену с продолжительностью в несколько суток.

Можно задавать график работ без указания интервалов. В этом случае день будет считаться рабочим, но время прихода и ухода не будут известны. Для возможного задания графика без указания интервалов нужно включить право доступа "Добавление рабочих дней графика работ без рабочих интервалов".

Сокращение продолжительности рабочего дня для выбранных сотрудников

Для быстрого сокращения рабочего дня на определенное количество минут можно воспользоваться отдельной функцией "Сервис" - "Сократить рабочий день на (минут)...".

В появившемся окне нужно выбрать дату, количество минут и сотрудников. Этим сотрудникам текущий график на день сократится на заданную продолжительность.

Импорт графика работ из Excel

Можно импортировать график работ сотрудника из Excel по настроенному шаблону "Сервис" - "Импорт графика...". Настройки импорта задаются в профиле импорта в "Настройка импорта данных". Пример шаблона можно скачать по ссылке: http://www.time-control.ru/setup/examp/Graph.xls